Privacy Policy inzake de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Dit document is door het bestuur vastgesteld op 8 mei 2018.
Zoetermeers koor Invasion vraagt bij aanmelding van leden om de volgende persoonsgegevens: naam, straatnaam en huisnummer, postcode, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, handtekening en stemsoort.
Het model-inschrijfformulier wordt ter beschikking gesteld aan het aspirant-lid en wordt na invulling bewaard door het bestuurslid ledenadministratie. Op het inschrijfformulier wordt verwezen naar de door Zoetermeers koor Invasion getroffen maatregelen en voorwaarden op grond van de AVG.
De beschreven persoonsgegevens zijn bedoeld om leden te registreren in de ledenadministratie. Dit gebeurt door het bestuurslid ledenadministratie, die de gegevens uit het inschrijfformulier digitaal vastlegt in een spreadsheet. Bij wijze van back-up wordt een digitale kopie van dit bestand ter beschikking gesteld aan de secretaris. Om de contributie-inning mogelijk te maken ontvangt de penningmeester een actuele en complete gegevens set. De overige bestuursleden krijgen eveneens de beschikking over de digitale ledengegevens met als oogmerk het mogelijk te maken de e-mails te kunnen verzenden. De bestuursleden ontvangen via het bestuurslid ledenadministratie de mutaties op het ledenbestand. Alle bestuursleden zijn er toe gehouden het digitale bestand slechts op een beveiligde lokale computer te bewaren en verhinderen derden toegang de tot de gegevens.
Op het inschrijfformulier wordt aangegeven dat de aangeleverde papieren inschrijfformulieren door het bestuurslid ledenadministratie bewaard worden voor de duur van het lidmaatschap en na beëindiging daarvan worden vernietigd. In de digitale gegevensbestanden worden de gegevens van oud-leden niet langer opgenomen.
Ledenlijsten die slechts de naamgegevens houden, kunnen beschikbaar worden gesteld aan de overige leden van de vereniging.
In berichtgeving aan leden van de vereniging wordt verhinderd dat zij kennis kunnen nemen van privacygevoelige gegevens. Bij het verzenden van digitale berichten zal dit vorm worden gegeven door de geadresseerden als BCC op te nemen.
De penningmeester beschikt over de IBAN-gegevens van de leden door de gegevens die de bank verstrekt bij financiële transacties. Deze gegevens berusten slechts bij dit bestuurslid, die als enige gemachtigd is voor het digitaal bankieren namens de vereniging. De IBAN-gegevens worden niet aan andere leden ter beschikking gesteld.
Gevraagd of ongevraagd verstrekken bestuursleden onder geen omstandigheden privacygevoelige gegevens van leden van de vereniging aan derden.
Datalekken waarbij privacygevoelige gegevens ter beschikking zijn gekomen, of ter beschikking konden komen voor derden moeten via de voorzitter of diens plaatsvervanger worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
